MEDICATIE VEILIG HEID

Bron: https://www.zorgvoorbeter.nl/medicatieveiligheid/toedienregistratie-amo

Door Zorg en Adviesbureau  Zazem bijgewerkt tot en met 1 maart 2021

______________________________________________________________________________________________________

Toedienlijst en medicatieoverzicht

Gegevens over medicatie staan op twee overzichten: de toedienlijst en het actueel medicatieoverzicht (AMO). Deze hebben ieder een eigen doel. De ene lijst kan dan ook niet de andere vervangen.

Toedienlijst

• Doel: een toedienlijst geeft aan de zorgmedewerker die de cliënt hulp biedt bij medicatie, een overzicht welke medicatie een cliënt in welke hoeveelheid op welke tijd in welke vorm moet krijgen, met zo nodig aanvullende informatie voor het toedienen (stuur-informatie vooraf). De zorgmedewerker tekent af op de lijst als de medicatie is gegeven (verantwoordings-informatie achteraf).
• Een toedienlijst is dus nodig als cliënten professionele hulp krijgen bij hun medicatie. Hierop staat alleen die informatie die relevant is voor het toedienen.
• De apotheek is verantwoordelijk voor het aanleveren van de toedienlijst, ook bij wijzigingen in de medicatie. Maak zelf geen lijstjes, dat is foutgevoelig en risicovol. Wijzig daarom ook niet zelf op een toedienlijst.

Actueel medicatieoverzicht (AMO)

• Doel: een AMO is een actueel overzicht van alle medicatie die een cliënt gebruikt, met aanvullende informatie over bijvoorbeeld medicatiehistorie. Het AMO is bedoeld voor overdracht van medicatiegegevens tussen professionals. De cliënt neemt het AMO mee naar de arts, of heeft het beschikbaar voor een arts of voorschrijver, zodat deze alle actuele informatie heeft om medicatie voor te schrijven. Als er veranderingen zijn in het medicijngebruik maakt de apotheker een nieuw overzicht.
• Een cliënt die zelf zijn medicatie beheert is zelf verantwoordelijk om een AMO te vragen aan de apotheker en te bewaren.
• Als de zorgorganisatie het medicatiebeheer heeft overgenomen van de cliënt, dan hoort daar ook het bewaren van het AMO bij, zodat de cliënt dit mee kan nemen naar of beschikbaar heeft voor een arts.

Zelfzorgmedicatie, AMO en toedienlijst

Hoe zit het met zelfzorgmedicatie die de cliënt koopt?

ZELFZORGMEDICATIE OP AMO

Op het actueel medicatieoverzicht (AMO) moet alle medicatie staan die een cliënt gebruikt, ook de zelfzorgmiddelen die de cliënt koopt (bijvoorbeeld: paracetomol, aspirine). Deze informatie is van belang voor de voorschrijver. De cliënt dient aan de apotheker de informatie te geven die relevant is voor zijn medicijngebruik: naast zelfzorgmiddelen ook gebruik van alcohol en drugs. Adviseer de cliënt om die informatie te geven aan arts en apotheker. Arts en apotheker dienen de cliënt te vragen naar het gebruik van deze middelen.

ZELFZORGMEDICATIE OP TOEDIENLIJST

De zorgmedewerker heeft alleen een taak en is alleen verantwoordelijk voor medicatie die op de toedienlijst staat. De zorgmedewerker heeft géén taak en verantwoordelijkheid voor medicatie die de cliënt zelf heeft gekocht en die niet op de toedienlijst staat; deze zelfzorgmedicatie is de verantwoordelijkheid van de cliënt zelf. Medewerkers zijn niet bevoegd op eigen houtje medicatie te geven, ook niet als de cliënt dat vraagt. Adviseer de cliënt de zelfzorgmedicatie te melden aan arts en apotheek.

HOE OMGAAN MET ZELF-GEKOCHTE MEDICATIE?

Als een cliënt zelf-gekochte middelen wil gebruiken en dat niet zelfstandig kan, dan kan een zorgmedewerker die middelen alléén toedienen als:

• Deze zijn voorgeschreven of goedgekeurd door een arts én
• Door de apotheek op de toedienlijst zijn opgenomen.

De cliënt zal gebruik van zelfzorgmiddelen dus met de arts moeten afspreken. Als de cliënt en arts afspreken dat de cliënt dit middel gebruikt, moet het nog op de toedienlijst komen. Dat kan doordat de arts het medicijn voorschrijft of als de cliënt de zelfzorgmiddelen aanschaft in de apotheek die ook de toedienlijst maakt. Dan kan de apotheker deze zelfzorgmiddelen op de toedienlijst opnemen. Vervolgens kunnen deze middelen volgens afspraak worden toegediend door de zorgmedewerker.

Veelgestelde vragen over toedienlijst en AMO

De apotheker levert geen toedienlijst aan voor ‘losse medicatie’ die niet in een geneesmiddel distributiesysteem zit, wat nu?

De toedienlijst moet volgens de Veilige principes worden aangeleverd door de apotheker, voor alle medicatie. Er wordt geen onderscheid gemaakt naar medicatie in een geneesmiddel distributiesysteem (bijv. medicatierol) of 'losse' medicatie.

Om te zorgen dat medewerkers met dezelfde soort toedienlijst werken, dus onafhankelijk van de apotheek die de toedienlijst levert, is op landelijk niveau een uniform format ontwikkeld, om ingebouwd te worden in het Apotheekinformatiesysteem (AIS). Softwareleveranciers van de apothekers hebben dit ingebouwd, zijn hiermee bezig, of moeten dit nog inbouwen. Als dit format voor de toedienlijst in het AIS is ingebouwd, is een toedienlijst, zowel voor ‘voorverpakte’ medicatie (geneesmiddeldistributie-systeem) als ook voor alleen ‘losse’ medicatie, eenvoudig uit te draaien voor de apothekers ten behoeve van de zorgorganisaties. Waar de inbouw nog niet is gebeurd, is het belangrijk dat de apothekers zelf daar om vragen bij de softwareleveranciers.

Totdat een uitdraai via het AIS mogelijk is, moeten apothekers tussenoplossingen zoeken voor het (tijdig)aanleveren van toedienlijsten. Want dat aanleveren van de toedienlijst moet wel gebeuren. Een toedienlijst die door de zorgorganisatie zelf is opgesteld, is risicovol (kans op fouten).

Als de apotheek geen toedienlijst aanlevert, is er een probleem, dat zich uit bij de zorgmedewerker die de cliënt moet helpen bij de medicatie. De zorgmedewerker kan feitelijk zonder toedienlijst niet werken waardoor de cliënt geen medicatie krijgt. De zorgmedewerker moet dit probleem signaleren en melden bij zijn leidinggevende. De bestuurder van de zorgorganisatie is verantwoordelijk dat de zorgmedewerker veilig kan werken aan de hand van een door de apotheker geleverde toedienlijst. De bestuurder moet dus in overleg met de apotheker over het niet of niet tijdig aanleveren van de toedienlijsten. In dat overleg kan bijvoorbeeld aan de orde komen waarom de apotheker geen toedienlijst aanlevert, tegen welke problemen de apotheker aanloopt en wat daardoor het probleem voor de zorgorganisatie en het gezamenlijk probleem is (veilige zorg, veilig werken). In gesprek met elkaar zullen zorgorganisatie en apotheker moeten komen tot een oplossing. Het uitgangspunt in de Veilige principes is dat de apotheker verantwoordelijk is voor het aanleveren van een toedienlijst.
 

De cliënt krijgt medicatie voorgeschreven in avond, nacht of weekend en er wordt geen toedienlijst meegeleverd, wat nu?

• Het actueel medicatieoverzicht (AMO) is onderdeel van het dossier van de arts en apotheker. Het AMO dient in het medisch dossier van de arts bewaard te worden, conform de wettelijke termijn van de Wet geneeskundige behandelovereenkomst (Wgbo; 15 jaar).
• Als de zorgorganisatie de medicatie voor de cliënt beheert, hoort daarbij dat de organisatie het AMO bewaart voor de cliënt; het AMO moet dan ook worden bewaard in het zorgdossier van de cliënt. In het zorgdossier hoort alleen steeds het laatste (het meest actuele) overzicht bewaard te worden. Oude versies moeten niet worden bewaard in het zorgdossier en moeten worden vernietigd zodra er een actuele versie is.

Uitgangspunt in de Veilige principes is dat de toedienlijst moet worden aangeleverd voor alle cliënten die hulp van een zorgmedewerker nodig hebben bij medicatie. Er kunnen problemen zijn bij het tijdig leveren van toedienlijsten buiten kantoortijden (in avond, nacht of weekend). Er zullen dan praktische oplossingen moeten worden gezocht zodat zorgmedewerkers toch veilig medicatie kunnen toedienen (weten wat te geven, wanneer, aan wie, welke hoeveelheid, in welke vorm) en te kunnen aftekenen. Er kan bijvoorbeeld met de dienstapotheek worden afgesproken dat zij een etiket op de toedienlijst plakken of meeleveren bij medicatieverstrekking aan cliënten van een zorgorganisatie, zodat medewerkers dit etiket op de toedienlijst kunnen plakken.

Als de cliënt thuis woont en hulp krijgt van een zorgmedewerker bij de medicatie, zal de dienstapotheek dat in het algemeen niet weten. Het is belangrijk dat cliënten melden dat een zorgorganisatie het medicatiebeheer doet voor de cliënt en dat cliënten hun actueel medicatieoverzicht en toedienlijst meenemen naar de dienstapotheek als zij medicatie gaan halen. Zolang iets nog niet kan zoals het zou moeten, moeten partijen met elkaar overleggen en afspreken hoe het dan wél gedaan wordt, zo veilig mogelijk. Die afspraken leg je dan met elkaar vast, en je blijft goed in de gaten houden of ze ook werken. Dat iets nu (nog) niet kan, is geen reden om het 'er bij te laten', het is belangrijk met elkaar te blijven zoeken naar structurele oplossingen.
 

Hoe om te gaan met snel wisselende medicatie? Waar moeten de hoeveelheden worden vermeld en waar moet worden afgetekend?

Bij sommige medicatie kan de dosis per dag bij dezelfde cliënt anders zijn. Dit geldt bijvoorbeeld voor insuline, antistollingsmedicatie, en bij pijnmedicatie in de laatste levensfase. Hoe om te gaan met medicatie waarvan de dosis vaak kan wisselen en om die reden de dosis niet op de toedienlijst staat?

De uitgangssituatie is dat op de toedienlijst altijd de dosis van de medicatie staat. Alleen in een uitzonderingssituatie is dit anders: als de dosis elke dag anders is, is het niet altijd mogelijk dat de dosis op de toedienlijst is vermeld. Voor deze wisselende doseringen is in beginsel een tweede, aparte lijst nodig waarop die wisselende hoeveelheden worden genoteerd. Bijvoorbeeld een insulinelijst, antistollingslijst of een pijnmedicatielijst.
Op de toedienlijst staat dan alleen vermeld dàt de medicatie toegediend moet worden.
Een paraaf op de toedienlijst betekent: medicatie toegediend volgens de vermelde hoeveelheid op de tweede kaart.
Een paraaf op de tweede kaart betekent: medicatie toegediend volgens de aangegeven hoeveelheid.
Je zet dan dus twee parafen (en bij dubbele controle: in totaal vier parafen).

In deze uitzonderingssituaties bij de wisselende dosering is het belangrijk om goede afspraken met elkaar te maken hoe er gehandeld moet worden (zoals arts, apotheker en zorgorganisatie / zorgmedewerker) en deze goed te beschrijven in het zorgdossier van de cliënt. Denk bijvoorbeeld aan:
• Het voorschrijven van medicatie met wisselende hoeveelheden - wie is verantwoordelijk voor het bepalen en doorgeven van de wisselende hoeveelheden? Denk ook aan de optie dat de voorschrijver een recept levert en de bandbreedte (minimale en maximale dosis) aangeeft waarbinnen de zorgmedewerker mag handelen.
• Het leveren van de toedienlijst door de apotheker - hoe wordt omgegaan met het vermelden van de medicatie met wisselende dosering en het aftekenen hiervan?
• Het leveren van een tweede lijst voor het noteren van de hoeveelheden van de wisselende doseringen – wie levert deze lijst en hoe wordt met deze lijst omgegaan (noteren van hoeveelheden, aftekenen). Wie geeft aan wie door welke hoeveelheden de cliënt moet krijgen? En hoe gebeurt dit op een veilige manier, zodat fouten worden voorkomen en de privacy geborgd is?

Lees meer in de Veilige Principes - Overdracht snel wisselende medicatie (pdf, p. 231)
 

Waar moet in een zorgorganisatie de toedienlijst worden bewaard? Wat is de bewaartermijn?

• In de Veilige principes is ervoor gekozen om de toedienlijst en het AMO te bewaren in het zorgdossier. Vanuit het idee dat de informatie dan altijd op een eenduidige plaats bij elkaar is bewaard. Als je om een goede reden daarvan wilt afwijken (de Veilige principes zijn ‘principes’ - ze geven de hoofdregel weer waarvan kan worden afgeweken als daar goede redenen voor zijn), dan moeten de afspraken over bewaren wel duidelijk worden vastgelegd.
• De zorgorganisatie is verantwoordelijk om de toedienlijsten te bewaren; het (eind 2017 herziene) advies van ActiZ, BTN, LOC, NVAVG, Verenso, VGN en V&VN is om de toedienlijsten twee maanden te bewaren tenzij zich iets heeft voorgedaan waardoor langer bewaren nodig is (bijvoorbeeld een incident, calamiteit of klacht). De IGZ vindt deze termijn te kort in vergelijking met de termijn van de wet (Wgbo) en gaat ervanuit dat in geval van een klacht of calamiteit langer terug moet kunnen worden gekeken (bijvoorbeeld twee jaar). Het is aan organisaties om vanuit hun verantwoordelijkheid voor risicomanagement hier beleid op te maken (‘pas toe of leg uit’). Toedienlijsten mogen digitaal worden bewaard; papieren versies mogen worden gescand.